Un bot esterno è un partecipante software automatizzato che si unisce a una riunione dall'esterno dell'organizzazione, spesso tramite un'app o un servizio di terze parti. Nelle piattaforme di collaborazione, questi bot possono trascrivere, prendere appunti, moderare l'audio o attivare flussi di lavoro. Poiché non sono ospiti umani, creano un problema distinto di controllo degli accessi: il bot può essere in grado di vedere, ascoltare, archiviare o inoltrare il contenuto della riunione anche quando il proprietario dell'account non è nella stanza.
Nella sicurezza informatica, i bot esterni sono importanti perché possono diventare un rischio per la privacy e la perdita di dati se non sono affidabili, dispongono di privilegi eccessivi o sono configurati in modo errato. Gli aggressori possono abusare di un'integrazione simile a un bot per raccogliere dati sensibili delle discussioni, mentre i difensori usano criteri di riunione, flussi di approvazione, controlli della sala d'attesa e revisione amministrativa per bloccare o limitare i bot identificati. Una buona governance significa trattare l'automazione come un partecipante che deve essere verificato, registrato e autorizzato esplicitamente, invece di presumere che sia sicura.