Il tracciamento delle spese è il processo di registrazione, categorizzazione e revisione degli acquisti aziendali, in modo che i team finanziari possano vedere dove vanno i soldi e verificare che la spesa sia legittima. In pratica, può includere transazioni con carta, ricevute, chilometraggio, fatture e approvazioni, tutti collegati ai record di dipendenti, progetti o reparti.
È importante nella sicurezza informatica perché i sistemi di gestione delle spese contengono dati finanziari e di identità sensibili e sono un bersaglio comune per le frodi. Gli aggressori possono cercare di alterare le immagini delle ricevute, presentare richieste di rimborso false, abusare di carte aziendali rubate o compromettere il software finanziario per nascondere acquisti non autorizzati. I difensori usano il tracciamento delle spese per individuare commercianti insoliti, richieste duplicate, spese fuori orario e discrepanze tra le ricevute e i registri delle transazioni. Controlli rigorosi come flussi di approvazione, convalida delle ricevute, accesso basato sui ruoli e registri di audit aiutano a ridurre sia le frodi facilitate dal cyber che gli abusi interni.