Il controllo delle spese è l’insieme delle regole e delle verifiche che un’organizzazione utilizza per approvare, monitorare e sottoporre a revisione le spese aziendali. Può includere limiti di spesa, elenchi di esercenti o software autorizzati, obblighi di presentare ricevute e la revisione di transazioni insolite o non conformi alle policy.
Nelle attività di sicurezza informatica e gestione finanziaria, controlli chiari aiutano le organizzazioni a individuare acquisti non autorizzati, ridurre l’uso improprio dei fondi aziendali e gestire gli abbonamenti ai servizi digitali. Per esempio, è più facile gestire un programma di rimborso per software di IA quando specifica gli strumenti ammessi, i limiti di prezzo e la documentazione richiesta. Le piattaforme di pagamento possono fornire registri delle transazioni e funzioni di approvazione, ma le organizzazioni devono comunque definire le policy e verificare le eccezioni.