Un sistema di gestione dei documenti è un software utilizzato per archiviare, organizzare, cercare e smistare record elettronici come moduli, fascicoli di casi, contratti e memo interni. Spesso funge da hub centrale per documenti aziendali o del settore pubblico, con flussi di lavoro per approvazione, revisione e archiviazione.
Nella sicurezza informatica, questi sistemi sono importanti perché concentrano informazioni sensibili e di solito si collegano a molti utenti e ruoli. Se le autorizzazioni sono troppo ampie, gli account obsoleti restano attivi o le regole delle cartelle sono configurate in modo errato, il personale può visualizzare documenti che non gli servono per il proprio lavoro. Anche gli aggressori prendono di mira i sistemi documentali perché un solo accesso può esporre molti file, mentre i difensori si affidano al principio del privilegio minimo, agli ID utente univoci, alla registrazione dei log e a revisioni regolari delle autorizzazioni per limitare l'esposizione e ricostruire cosa è accaduto dopo una sospetta violazione.